Para penyedia fasilitas data center selalu melakukan pemeliharaan secara berkala karena reputasi mereka yang mengelola banyak server milik pihak lain sangat perlu dijaga agar tidak pernah terjadi downtime (zero downtime). Kerugian yang ditimbulkan akibat downtime cukup besar, oleh karena pemeliharaan data center pada tingkat perusahaan dan pemerintahan sangat perlu dikalukan secara berkala.
Umumnya data center ditingkat perusahaan besar dan pemerintahan merupakan data center Tier I dan Tier II yang memiliki tingkat downtime diatas 20 jam per tahun, sedangkan para penyedia fasilitas data center yang sudah ter-sertifikasi umumnya merupakan data center Tier III dengan tingkat downtime hampir 0%.
Selain infrastruktur data center Tier III yang membedakan dengan Tier I dan II, tentunya cara mereka melakukan pemeliharaan data center dapat juga diterapkan pada perusahaan-perusahaan yang memiliki data center dilingkungan kerjanya.
Salah satu tujuan pemeliharaan data center adalah untuk memastikan keandalan data center pada tingkat maksimum dengan mengambil langkah-langkah pencegahan secara proaktif untuk mengelola atau menjadwalkan downtime diluar jam kantor seperti untuk maintennace, migrasi dan lainnya, juga untuk mengurangi downtime karena adanya perangkat infrastruktur data center yang kurang atau sudah tidak berfungsi.
Pemeliharaan Data Center Secara Umum
Pemeliharaan data center seperti tersebut diatas adalah Preventive Maintenance, dengan melakukan inspeksi terjadwal sehinggat dapat melihat potensi atau kemungkinan downtime sebelum terjadi.
Perusahaan yang memiliki data center dilingkungan perkantoran yang tidak melaksanakan pemeliharaan terencana dapat memiliki risiko lebih besar terhadap kegagalan sistem. Berikut beberapa tips pemeliharaan data center secara umum.
-
Mengutamakan Keselamatan Pekerja
Data center dapat mengandung banyak bahaya yang dapat mempengaruhi kesehatan para teknisi, sehingga para teknisi data center harus menyadari potensi bahaya saat melakukan kegiatan pemeliharaan data center seperti tersengat aliran listrik dan sebagainya.
Perhatikan label bahaya pada seluruh perangkat yang akan diperiksa dengan mempelajari dokumentasi perangkat dan dokumentasi pemeliharaan yang pernah dilakukan sesuai prosedur. -
Jadwalkan Pemeliharaan Rutin dan Inspeksi
Dengan melakuan pemeliharaan UPS dan Baterai secara rutin sangat dapat mengurangi kegagalan sistem terutama jika terjadi pemadaman listrik atau peralihan sumber daya dari PLN ke Genset (seperti yang sering dilakukan di gedung perkantoran).
Hal yang sama berlaku untuk sistem pendingan data center dan generator, pemeliharaan preventif yang teratur dapat mengurangi kemungkinan downtime, dan memperpanjang umur pakai peralatan data center. -
Gunakan Daftar Pemeriksaan
Denga daftar tersebut para teknisi dapat mengetahui apa saja yang harus dilakukan setiap waktu sembari memperhatikan penyempurnaan terhadap standar tersebut (redefining standard). Standar pemeliharaan data center dapat merujuk pada standar prosedur operasional data center, metode prosedur dan prosedur operasi darurat dimana pekerjaan tertentu mungkin memerlukan prosedur pelatihan dan keamanan tambahan.
-
Manajemen Waktu
Dengan pertimbangan potensi biaya downtime data center, sangat penting untuk mengikuti kebijakan manajemen pencegahan dalam menyelesaikan pemeliharaan data center secara tepat waktu. Gunakan sistem persentase terhadap tiap elemen-elemen yang ada didaftar pemeliharaan, misal jika ada suatu pemeliharaan yang dilakukan per 180 hari maka cukup 10% waktu yang dibutuhkan untuk pemeliharaan tersebut atau 18 hari saja untuk melakukan pemeliharaannya. Aturan ini dapat membantu menjaga kepatuhan terhadap kebijakan pemeliharaan data center anda tetap konstan, dan meningkatkan keandalan data center anda.
-
Simpan Rincian Pemeliharaan dan Catatan Penugasan
Jika ada yang salah, dokumentasi yang tidak memadai akan lebih membuat para manajer data center lebih pusing. Dokumentasi pemeliharaan data center yang baik selalu melaporkan dan memberikan kepastian data pemeliharaan setiap kali para auditor IT datang memeriksa data center perusahaan anda. Informasi penugasan secara historikal dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah kronis perangkat terhadap kemungkinan tingkat downtime yang ekstrim, sehinga solusi pemeriksaan rutin di data center dapat secara proaktif mengurangi tingkat downtime di masa depan. Jika sesuatunya dapat terukur, tentunya peningkatan kinerja pada data center dapat terus dilakukan sekaligus mengurangi biaya downtime.
-
Gunakan Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi
Atau yang sering disebut sebagai Preventive Maintenance Software (PMS) yang memberikan fasilitas pada para manajer, staff dan pelanggan untuk melacak status pekerjaan pemeliharaan pada aser mereka dan biaya yang terkait pekerjaan dalam satu sistem yang komprehensif. Software ini dapat membantu data center dalam menurunkan biaya pemeliharaan, meningkatkan umur aset, meningkatkan keandalan dan produktifitas, serta mengurangi downtime yang disebabkan malfungsi perangkat.
Hal ini sangat berguna untuk memastikan bahwa pemeliharaan preventif dilakukan secara teratur sesuai dengan protokol yang ditetapkan. Teknisi dapat mengakses secara cepat ke informasi peralatan seperti prosedur, sejarah pekerjaan dan pemeliharaan data serta indikator-indikator metrik.
Pemeliharaan terjadwal secara rutin dapat mencegah kegagalan sistem secara mendadak yang disebabkan oleh baterai UPS atau kegagalan kapasitor, filter urdara tersumbat, dan firmware yang usang. Anda dapat mendigitalisasi dan merampingkan operasional pemeliharaan data center dengan menggabungkan beberapa unsur: personil, dokumen, aset, data, log kerja dan lainnya dengan menggunakan software manajemen pemeliharaan data center.
Dengan menggunakan aplikasi manajemen pemeliharaan data center, kemudian dapat dilakukan pemeliharaan terprediksi atau yang disebut dengan predictive maintenance dimana dapat terukur potensi downtime pada terjadi pada tingkat treshold tertentu.
